Thao tác đặt phòng đối với những khách trong tương lai sẽ đến khách sạn.
Trước khi đặt phòng đầu tiên bạn phải kiểm tra tình trạng khả dụng (phòng trống) trên sơ đồ phòng hoặc hiện trạng phòng sau đó mới tiến hành thao tác đặt phòng.

1. Kiểm tra hiện trạng phòng.   2. Cấu hình đặt phòng.   3. Kiểm tra danh sách đặt phòng.

Có 2 cách kiểm tra hiện trạng phòng: 

Cách 1: Kiểm tra trên sơ đồ phòng. Cách 2: Kiểm tra trên hiện trạng phòng.

• Cách 1: Kiểm tra trên sơ đồ phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Bước 2: Kiểm tra thông tin loại phòng (3) dựa vào trạng thái màu sắc
•  Màu xanh lá cây: Tượng trưng phòng trống, đang sẵn sàng
•  Màu đỏ: Phòng có khách đang lưu trú 

Hiển thị loại hình; số tiền tạm tính, đặt trước, số người theo thời gian hiện tại. 

•  Màu da cam: Phòng đang tiến hành sửa chữa, nâng cấp  •  Màu xám: Phòng chưa dọn

•  Màu tím:  Phòng có khách đang ở nhưng hiện giờ tạm thời ra ngoài, chưa thực hiện checkout.

   

Hiển thị tương tự phòng có khách lưu trú.

Hỗ trợ tương tác trực tiếp với từng phòng bằng cách bấm chuột phải, danh sách chức năng sẽ hiển thị ra.

• Giao diện menu của phòng trống 

 

• Giao diện menu của phòng có khách

 

• Giao diện menu của phòng chưa dọn 

 

• Giao diện menu của phòng đang sửa

• Giao diện menu của phòng khách ra ngoài

Hỗ trợ việc hiển thị từ đơn giản đến chi tiết với con lăn ở trên cùng: Kéo sang phải sẽ tăng độ chi tiết lên

• Cách 2: Kiểm tra trên hiện trạng phòng.

Hiện trạng phòng cung cấp các thông tin một cách trực quan nhất về trạng thái của các phòng ở thời điểm hiện tại.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn hiện trạng phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình

Bước 2: Chọn thời gian cần xem hiện trạng phòng (3) trong các khoảng thời gian > Bấm tải lại (4).

Bước 3: Kiểm tra trạng thái phòng tương tự dựa trên màu sắc phòng.

• •  Màu đỏ: Khách hàng đang ở.

• •  Màu xanh nhạt: Khách đã check-out.

• •  Màu xanh biển: Khách hàng đang đặt phòng

• •  Khoảng màu trắng: Tiến hành đặt phòng nhanh.

Các chức năng có trong giao diện này bao gồm:

• Khách đang lưu trú 
• • -  Trả phòng: Check-out
  • -  Sửa nhận phòng: Sửa thông tin khách hàng, phòng ở
• Khách đã check-out: 

        Xem chi tiết: Xem lại hóa đơn trả phòng

• Khách đang đặt phòng
• • -  Sửa đặt phòng: Sửa thông tin khách hàng, thông tin đặt phòng
  • -  Hủy đặt phòng: Xóa thông tin đặt phòng
  • -  Nhận phòng: Tiến hành Check-in

Cách 1: Đặt phòng trên sơ đồ phòng. Cách 2: Đặt phòng trong hiện trạng phòng.

• Cách 1: Đặt phòng trên sơ đồ phòng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình

Bước 2: Click chuột phải vào phòng đang sẵn sàng cần đặt (3) > Chọn đặt phòng (4).

Bước 3: Tại giao diện đặt phòng khách sạn, điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào ô chứa dấu * là bắt buộc.

Bạn chọn tên công ty (1) đã có trong danh sách, nếu là công ty mới bạn nhấn (2)  .Tại giao diện thêm mới công ty, điền đầy đủ các thông tin vào ô * bắt buộc. Nhấn Lưu để hoàn tất chọn công ty.

Tại giao diện phiếu thu tiền đặt cọc trước, điền đầy đủ các thông tin vào ô * bắt buộc. Nhấn Đồng ý để hoàn tất hoặc nhấn Hủy để hủy đặt trước.

Cập nhật đặt trước thành công

Lưu ý: -  Bạn bấm cập nhật khách hàng để hiển thị tên khách hàng tại danh sách khách hàng và tổng số lượng phòng khách đã đặt. Nếu không hệ thống sẽ mặc định đó là khách lẻ. -  Việc cập nhật thông tin khách hàng chi tiết sẽ giúp khách sạn thuận lợi cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng thân thiết sau này. -  Bạn có thể thay đổi màu sắc hiện trạng đặt phòng. Tích vào ô màu (1) > Chọn màu sắc thay đổi (2).

 Nếu chọn thêm phòng cần đặt. Bạn thực hiện

Tại giao diện đặt phòng bấm chọn phòng. Hệ thống hiển thị màn hình.

Chọn phòng sẵn sàng (màu xanh) (1) phù hợp theo yêu cầu của khách > Bấm cập nhật để hoàn tất (2).

Chọn đặt phòng thêm thành công.

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất đặt phòng.

• Cách 2: Đặt phòng trên hiện trạng phòng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn hiện trạng phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Bước 2: Lựa chọn khoảng trống màu trắng để đặt phòng > Kéo chuột từ trái sang phải đúng khoảng thời gian (3) khách yêu cầu đặt phòng.
Chuyển màu xanh lá cây .

Lưu ý: Thời gian đặt phòng là phải là tại thời điểm hiện tại hoặc trong tương lai. Phân biệt giữa hai khoảng thời gian này sẽ là ô màu vàng - Bên phải là khoảng thời gian thực hiện đặt phòng. - Bên trái không thực hiện đặt phòng.

Bước 3: Tại giao diện đặt phòng, bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào ô chứa dấu * là bắt buộc.

• -  Thông tin đặt phòng
• -  Thông tin khách hàng

Thao tác thực hiện tương tự như đặt phòng trong sơ đồ phòng

Lưu ý: Khách đặt phòng có thể đặt trước các sản phẩm/dịch vụ trong khách sạn.

Bước 4: Bạn chọn sản phẩm/dịch vụ . Hệ thống hiển thị màn hình

Tích vào dấu cộng màu đỏ chọn tên sản phẩm (1) > Số lượng khách đặt (2) > Nhấn Lưu (3) để hoàn tất.

Ví dụ: Khách đặt (2 bát phở bò và 3 gói bim bim). Tổng tiền tạm tính (bao gồm cả tiền phòng và sản phẩm lúc này) 

Nếu khách đặt thêm dịch vụ, Bấm thêm dịch vụ . Hệ thống hiển thị màn hình

Tích vào tên dịch vụ > Số lượng > Nhấn Cập nhật để hoàn tất.

Thêm mới dịch vụ thành công:

Chi tiết cài đặt sản phẩm/dịch vụ xem tại sản phẩm/dịch vụ

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

- Xem theo danh sách.      - Xem theo time line.      - Sửa đặt phòng.      - Hủy đặt phòng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Từ menu khách sạn > Chọn quản lý phòng > Chọn Danh sách đặt phòng.

Xem theo time line hoặc danh sách.

• Xem theo danh sách (1)

Bước 2: Chọn thời gian xem danh sách đặt phòng trong khoảng thời gian (2) > Bấm tải lại

Ví dụ: Bạn xem thời gian đặt phòng từ 01/01/2019 đến 21 ngày tiếp theo (tức đến ngày 22/01/2019). Hệ thống hiển thị danh sách khách đặt phòng mà bạn cần xem.

• Xem theo time line:

Chọn Time line và thực hiện thao tác cần xem tương tự như xem trong danh sách.

Ví dụ: Bạn xem khách đặt phòng ngày 23/01/2019 > Chọn thời gian > Bấm tải lại.

• Hiển thị phòng 201 đã có khách đặt phòng

• Trong khoảng thời gian từ ngày 24/01 đến 25/01/2019.

Bạn có thể “sửa” hoặc “xóa” thông tin đặt phòng

• Sửa đặt phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn danh sách đặt phòng tại menu khách sạn.

Bước 2: Tại danh sách đặt phòng (1) > Tích vào tên khách hàng đặt phòng (2) > Bấm sửa (3)

Bước 3: Tại giao diện sửa đặt phòng, chỉnh sửa các thông tin cần thay đổi.

• -  Thông tin đặt phòng
• -  Thông tin khách hàng

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất.

• Hủy đặt phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn danh sách đặt phòng tại menu khách sạn.

Bước 2: Tại danh sách đặt phòng (1) > Tích vào tên khách hàng đặt phòng (2) > Bấm hủy (3)

Bước 3: Tại giao diện hủy đặt phòng, nhấn hủy để xác nhận hủy đặt phòng thành công.

 

Tính năng  ►  NHẬN PHÒNG

=====================