TCSOFT HOTEL

Mục lục

Nhận phòng

Để làm thủ tục nhận phòng, bạn sẽ cần kiểm tra danh sách đặt phòng khách đến hạn nhận phòng đã đặt trước. Để tránh trường hợp Lễ tân nhận phòng cho khách mới trùng với phòng đã có khách đặt trước đó.
Bạn có thể nhận phòng theo 3 cách. 

1.  Trong danh sách đặt phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng > Chọn danh sách đặt phòng (1). Hệ thống hiển thị màn hình

Nhận phòng trong danh sách đặt phòng

Bước 2: Tích chọn tên khách hàng (2) > Bấm nhận phòng (3)

Giao diện nhận phòng

Bước 3: Kiểm tra thông tin đặt phòng của khách và cập nhật thêm các thông tin cần thiết.

  • Thông tin nhận phòng:
  -  Ngày giờ check in, check out
  -  Loại hình
  -  Ghi chú
  -  Giảm trừ (nếu có)
  -  Tên công ty (khách hàng công ty, nếu có)
  -  Đơn vị lữ hành (nếu có)
  -  Tiền đặt cọc trước (nếu có).

Thao tác thêm mới nhanh công ty; khách hàng đặt cọc tiền trước (thực hiện tương tự như trong đặt phòng)

  • Thông tin khách hàng:
  -  Tên khách hàng
  -  Ngày sinh
  -  Số điện thoại
  -  Email….

Bước 4: Tích vào tạo khóa từ Tạo khóa từ (nếu khách sạn có sử dụng khóa thẻ từ)

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý:

Sau khi nhận phòng, hệ thống sẽ chuyển trạng thái phòng vừa nhận sang màu đỏ (tức phòng đang có khách ở) trên sơ đồ phòng và hiển thị thông tin nhận phòng.

Thông tin nhận phòng

 
2.  Trong hiện trạng phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn hiện trạng phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Nhận phòng trong hiện trạng phòng

Bước 2: Chọn đúng ô màu xanh nước biển (khách đặt) khách lẻ cần nhận phòng (3) > Click chuột phải > Chọn nhận phòng Chọn nhận phòng

Bước 3: Tại giao diện nhận phòng khách sạn, bạn thực hiện thao tác tương tự như nhận phòng trong danh sách đặt phòng.

  • Thông tin nhận phòng:
          -  Ngày giờ check in, check out
          -  Loại hình
          -  Ghi chú
          -  Giảm trừ (nếu có)
          -  Tên công ty (khách hàng của công ty, nếu có)
          -  Đơn vị lữ hành (nếu có)
          -  Tiền đặt cọc trước (nếu có).
  • Thông tin khách hàng:
          -  Tên khách hàng
          -  Ngày sinh
          -  Số điện thoại
          -  Email….

Bước 5: Tích vào tạo khóa từ (nếu khách sạn có tích hợp khóa thẻ từ)

Bước 4: Nhấn Lưu để lưu thông tin nhận phòng.

3.  Trên sơ đồ phòng
Tại đây bạn có thể nhận phòng nhanh cho khách hàng mà không cần đặt phòng trước. Tiến hành nhận phòng với trạng thái phòng màu xanh lá cây (phòng sẵn sàng).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Nhận phòng trên sơ đồ phòng

Bước 2: Click chuột phải vào phòng sẵn sàng (3) > Chọn nhận phòng (4)

Bước 3: Tại giao diện nhận phòng khách sạn, bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào ô chứa dấu * là bắt buộc.
Giao diện nhận phòng
Thao tác cập nhật thông tin bạn thực hiện tương tự như nhận phòng trong hiện trạng phòng, nhận phòng trong danh sách đặt phòng

  • Thông tin nhận phòng:
          -  Ngày giờ check in, check out
          -  Loại hình
          -  Ghi chú
          -  Giảm trừ (nếu có)
         -  Tên công ty (khách hàng là khách của công ty, nếu có)
          -  Đơn vị lữ hành (nếu có)
          -  Tiền đặt cọc trước (nếu có).
  • Thông tin khách hàng:
          -  Tên khách hàng
          -  Ngày sinh
          -  Số điện thoại
          -  Email….
 

Lưu ý:

Nếu phòng có khách ở thêm người hoặc trẻ em. Bạn tích vào Thêm người lớn, trẻ em nhập đúng số lượng người với thực tế nhận phòng. Khi đó hệ thống sẽ tự động tính giá phụ thu thêm người khi thanh toán trả phòng.

Tiền tạm tính sẽ được hiển thị ở cuối phần nhận phòng.

Tổng tiền tạm tính

Ví dụ: 800.000 VNĐ là số tiền khách ở loại phòng Standard, bạn đã cài đặt giá loại phòng này 1 ngày là 500.000 VNĐ. Khách checkin lúc 8 giờ 45 phút sẽ làm tròn (phụ thu) lên là 9 giờ như trong chức năng cài đặt chung.

Như vậy, tổng tiền tạm tính khách ở 1 ngày 3 tiếng là: 800.000 VNĐ

Bước 5: Tích vào tạo khóa thẻ từ (nếu khách sạn có tích hợp khóa thẻ từ).

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Trong trường hợp khách check in quá đông, bạn có thể nhận phòng nhanh bằng cách:

Chỉ cần điền thông tin ngày giờ check in, check out > Bấm lưu nhanh.

Khi khách lên check in rồi, bạn có thể mở phòng vừa nhận để chỉnh sửa lại thông tin nhận phòng. Đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng.

Giao diện nhận phòng nhanh

Sau khi nhận phòng, trên sơ đồ phòng chuyển trạng thái phòng sang màu đỏ (khách đang ở).

Thông tin nhận phòng thành công

Các thông tin phòng liên tục được cập nhật theo thời điểm hiện tại. 

4.  Kiểm tra danh sách checkin – checkout

Tại danh sách checkin-checkout, bạn sẽ thống kê nhanh số lượng khách đã đến và đi tại khách sạn trong khoảng thời gian tìm kiếm theo ý muốn.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn quản lý phòng (1) > Chọn khách hàng checkin-checkout (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Kiểm tra danh sách checkin-checkout

Bước 2: Tại gia diện Danh sách checkin-checkout, bấm vào ô (1) Chọn thời gian lựa chọn thời gian (từ ngày đến ngày)
Thời gian kiểm tra Nhấn tìm kiếm Tìm kiếm (2).

Hiển thị thông tin:

  • -  Tên khách hàng
  • -  Địa chỉ
  • -  Ngày đến, ngày đi và phòng khách ở.

Ví dụ: Bạn tìm kiếm trong khoảng từ 15/01/2019 đến 17/01/2019

Lựa chọn thời gian tìm kiếm

Bước 3: Bạn chọn Excel để lưu trữ thông tin (nếu cần)

Xuất excel danh sách check in-checkout

Lưu ý:

  •  •  Danh sách checkin-checkout có hai điều kiện lọc thời gian:

  + Checkin (>= trong khoảng thời gian chọn).

  + Check out (>= trong khoảng thời gian chọn).

Chỉ cần đáp ứng đủ 1 trong 2 điều kiện (ngày đến – ngày đi) trong khoảng thời gian lọc thì hệ thống vẫn hiển thị kết quả.

Như ví dụ trên: Bạn lọc trong khoảng thời gian từ 15/01 đến 17/01/2019.
Có hai khách hàng thỏa mãn:
Khách lẻ (ngày đi: phù hợp với điều kiện >= ngày 15); Mai (ngày đến: >= ngày 15).

  •  •  Để xem chi tiết và chính xác từng danh sách checkin; check out. Xem tại tính năng báo cáo 

 

Xem thêm

Tính năng   CHỈNH SỬA NHẬN PHÒNG

=====================

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu trải nghiệm TCSOFT Hotel?

Đăng ký dùng thử
Dùng thử