TCSOFT HOTEL

Mục lục

Đặt phòng

Thao tác đặt phòng đối với những khách trong tương lai sẽ đến khách sạn.
Trước khi đặt phòng đầu tiên bạn phải kiểm tra tình trạng khả dụng (phòng trống) trên sơ đồ phòng hoặc hiện trạng phòng sau đó mới tiến hành thao tác đặt phòng.
1.  Kiểm tra hiện trạng phòng

Có 2 cách kiểm tra hiện trạng phòng: 

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Sơ đồ phòng khách sạn

Bước 2: Kiểm tra thông tin loại phòng (3) dựa vào trạng thái màu sắc
•  Màu xanh lá cây: Tượng trưng phòng trống, đang sẵn sàng
Phòng khách sạn đang sẵn sàng
•  Màu đỏ: Phòng có khách đang lưu trú 
 Phòng khách sạn đang có khách ở

Hiển thị loại hình; số tiền tạm tính, đặt trước, số người theo thời gian hiện tại. 

Thời gian lưu trú màu xanh tượng trưng cho việc phòng đang sử dụng đúng với khoảng thời gian đăng ký check-in/check-out, màu vàng thể hiện việc đã ở quá thời gian đăng ký check-out.
•  Màu da cam: Phòng đang tiến hành sửa chữa, nâng cấp Phòng khách sạn đang dọn
 
•  Màu xám: Phòng chưa dọn Phòng khách sạn đang bẩn

•  Màu tím:  Phòng có khách đang ở nhưng hiện giờ tạm thời ra ngoài, chưa thực hiện checkout.

Phòng khách đang ra ngoài   

Hiển thị tương tự phòng có khách lưu trú.

Hỗ trợ tương tác trực tiếp với từng phòng bằng cách bấm chuột phải, danh sách chức năng sẽ hiển thị ra.

 
 GIao diện khi có khách ở
   

Hỗ trợ việc hiển thị từ đơn giản đến chi tiết với con lăn ở trên cùng: Kéo sang phải sẽ tăng độ chi tiết lên

thanh lăn phóng to thu nhỏ

Hiện trạng phòng cung cấp các thông tin một cách trực quan nhất về trạng thái của các phòng ở thời điểm hiện tại.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn hiện trạng phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình

Hiện trạng phòng

Bước 2: Chọn thời gian cần xem hiện trạng phòng (3) trong các khoảng thời gian > Bấm tải lại (4).

Bước 3: Kiểm tra trạng thái phòng tương tự dựa trên màu sắc phòng.

  • •  Màu đỏ: Màu đỏ biểu thị khách đang ở Khách hàng đang ở.
  • •  Màu xanh nhạt: Màu xanh là khách đã check outKhách đã check-out.
  • •  Màu xanh biển: khách đang đặt phòngKhách hàng đang đặt phòng

Các chức năng có trong giao diện này bao gồm:

        Xem chi tiết: Xem lại hóa đơn trả phòng
  • Khách đang đặt phòng Khách hàng đang đặt phòng
    • -  Sửa đặt phòng: Sửa thông tin khách hàng, thông tin đặt phòng
    • -  Hủy đặt phòng: Xóa thông tin đặt phòng
    • -  Nhận phòng: Tiến hành Check-in
2.  Cấu hình đặt phòng
Bạn có thể tiến hành đặt phòng theo 2 cách:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình

Đặt phòng trên sơ đồ

Bước 2: Click chuột phải vào phòng đang sẵn sàng cần đặt (3) > Chọn đặt phòng (4).

Bước 3: Tại giao diện đặt phòng khách sạn, điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào ô chứa dấu * là bắt buộc.

Giao diện đặt phòng

Thông tin đặt phòng:
  -  Ngày giờ check in, check out (theo yêu cầu của khách).
  -  Loại hình  Loại hình theo yêu cầu.
  -  Ghi chú (nếu có)
  -  Giảm trừ (nếu có)
  -  Tên công ty Công ty lữ hành (khách của công ty, nếu có).

Bạn chọn tên công ty (1) Chọn công ty đã có trong danh sách, nếu là công ty mới bạn nhấn (2) Đặt trước phòng .Tại giao diện thêm mới công ty, điền đầy đủ các thông tin vào ô * bắt buộc. Nhấn Lưu để hoàn tất chọn công ty.

Thêm mới công ty lữ hành

  -  Đơn vị lữ hành (nếu có)
  -  Tiền đặt cọc trước (nếu có). Tích chọn Đặt trước .

Tại giao diện phiếu thu tiền đặt cọc trước, điền đầy đủ các thông tin vào ô * bắt buộc. Nhấn Đồng ý để hoàn tất hoặc nhấn Hủy để hủy đặt trước.

Thêm mới đặt trước khách sạn

Cập nhật đặt trước thành công Đặt trước thành công

Thông tin khách hàng:
   -  Tên khách hàng
  -  Ngày sinh
  -  Số điện thoại
  -  Email….

* Lưu ý:

  • -  Bạn bấm cập nhật khách hàng Cập nhật khách hàng để hiển thị tên khách hàng tại danh sách khách hàng và tổng số lượng phòng khách đã đặt.

Tên khách hàng

Nếu không hệ thống sẽ mặc định đó là khách lẻ.

Tên khách lẻ

  • -  Việc cập nhật thông tin khách hàng chi tiết sẽ giúp khách sạn thuận lợi cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng thân thiết sau này.
  • -  Bạn có thể thay đổi màu sắc hiện trạng đặt phòng. Tích vào ô màu (1) > Chọn màu sắc thay đổi (2).
Bảng màu đặt phòng

 Nếu chọn thêm phòng cần đặt. Bạn thực hiện

Tại giao diện đặt phòng bấm chọn phòngChọn phòng. Hệ thống hiển thị màn hình.

Thêm chọn phòng

Chọn phòng sẵn sàng (màu xanh) (1) phù hợp theo yêu cầu của khách > Bấm cập nhật để hoàn tất (2).

Chọn đặt phòng thêm thành công.

Thêm chọn phòng khách sạn thành công

Bước 4: Nhấn Lưu Nút lưu để hoàn tất đặt phòng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn menu khách sạn > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn hiện trạng phòng (2). Hệ thống hiển thị màn hình.

Đtặ phòng theo hiện trạng khách sạn

Bước 2: Lựa chọn khoảng trống màu trắng để đặt phòng > Kéo chuột từ trái sang phải đúng khoảng thời gian (3) khách yêu cầu đặt phòng.
Chuyển màu xanh lá cây Màu hiện trạng đặt phòng.

Lưu ý:

Thời gian đặt phòng là phải là tại thời điểm hiện tại hoặc trong tương lai.

Phân biệt giữa hai khoảng thời gian này sẽ là ô màu vàng Phân biệt màu đặt phòng

- Bên phải là khoảng thời gian thực hiện đặt phòng.

- Bên trái không thực hiện đặt phòng.

Bước 3: Tại giao diện đặt phòng, bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào ô chứa dấu * là bắt buộc.

Đặt phòng hiện trạng

  • -  Thông tin đặt phòng
  • -  Thông tin khách hàng

Thao tác thực hiện tương tự như đặt phòng trong sơ đồ phòng

Lưu ý:

Khách đặt phòng có thể đặt trước các sản phẩm/dịch vụ trong khách sạn.

Đặt phòng sản phẩm dịch vụ

Bước 4: Bạn chọn sản phẩm/dịch vụ đặt sản phẩm dịch vụ. Hệ thống hiển thị màn hình

Chọn sản phẩm

Tích vào dấu cộng màu đỏ chọn tên sản phẩm (1) > Số lượng khách đặt (2) > Nhấn Lưu (3) để hoàn tất.

Ví dụ: Khách đặt (2 bát phở bò và 3 gói bim bim). Tổng tiền tạm tính (bao gồm cả tiền phòng và sản phẩm lúc này) Tổng tiền tạm tính khách sạn

Nếu khách đặt thêm dịch vụ, Bấm thêm dịch vụ Nút thêm dịch vụ. Hệ thống hiển thị màn hình

Thêm dịch vụ khách sạn

Tích vào tên dịch vụ > Số lượng > Nhấn Cập nhật để hoàn tất.

Thêm mới dịch vụ thành công:

Thêm dịch vụ thành công

Chi tiết cài đặt sản phẩm/dịch vụ xem tại sản phẩm/dịch vụ

Bước 5: Nhấn Lưu Nút lưu để hoàn tất.

3.  Kiểm tra danh sách đặt phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Từ menu khách sạn > Chọn quản lý phòng > Chọn Danh sách đặt phòng.

Xem theo time line hoặc danh sách.

Danh sách đặt phòng khách sạn

Bước 2: Chọn thời gian xem danh sách đặt phòng trong khoảng thời gian (2) Lịch > Bấm tải lại Nút tải lại

Ví dụ: Bạn xem thời gian đặt phòng từ 01/01/2019 đến 21 ngày tiếp theo (tức đến ngày 22/01/2019). Hệ thống hiển thị danh sách khách đặt phòng mà bạn cần xem.

Chọn Time linethực hiện thao tác cần xem tương tự như xem trong danh sách.

Ví dụ: Bạn xem khách đặt phòng ngày 23/01/2019 > Chọn thời gian > Bấm tải lại.

Timeline danh sách đặt phòng

  • Hiển thị phòng 201 đã có khách đặt phòng
Time line xem danh sách đặt phòng khách sạn
  • Trong khoảng thời gian từ ngày 24/01 đến 25/01/2019.

Bạn có thể “sửa” hoặc “xóa” thông tin đặt phòng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn danh sách đặt phòng tại menu khách sạn.

Bước 2: Tại danh sách đặt phòng (1) > Tích vào tên khách hàng đặt phòng (2) > Bấm sửa (3) Nút sửa

Sửa danh sách đặt phòng khách sạn

Bước 3: Tại giao diện sửa đặt phòng, chỉnh sửa các thông tin cần thay đổi.

Sửa danh sách đặt phòng thành công khách sạn

  • -  Thông tin đặt phòng
  • -  Thông tin khách hàng

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn danh sách đặt phòng tại menu khách sạn.

Bước 2: Tại danh sách đặt phòng (1) > Tích vào tên khách hàng đặt phòng (2) > Bấm hủy (3)

Hủy danh sách đặt phòng

Bước 3: Tại giao diện hủy đặt phòng, nhấn hủy Nút hủy để xác nhận hủy đặt phòng thành công.

Hủy đặt phòng thành công khách sạn
 

Xem thêm

Tính năng  ►  NHẬN PHÒNG

=====================

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu trải nghiệm TCSOFT Hotel?

Đăng ký dùng thử
Dùng thử