Mục lục

Trả phòng

Trả phòng là thao tác cơ bản sau khi khách đã ở tại khách sạn và muốn kết thúc thời gian lưu trú tại khách sạn.
Để thực hiện tính năng trả phòng, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn menu quản lý > Chọn quản lý phòng (1) > Chọn sơ đồ phòng.
Bước 2: Click chuột phải vào phòng đang ở (2) > Chọn trả phòng (3). Hệ thống hiển thị trên màn hình.

Các bước thực hiện trả phòng

Bước 3: Tại giao diện trả phòng, bạn kiểm tra và cập nhật, điều chỉnh các thông tin cần thiết tại các ô:

Giao diện trả phòng

- Loại hình
- Loại tỷ lệ
- Loại quỹ
- Phụ thu, giảm trừ, chiết khấu phần trăm (nếu có)
- Tổng tiền
- Thực thu
- Trả trước
- Còn thiếu
Kích vào xem chi tiết hóa đơn tiền phòng > Bấm hủy để thoát.

Giao diện xem chi tiết hóa đơn tiền phòng

Bước 4: Nhấn vào khách trả để nhập số tiền khách thanh toán vào cột khách đưa.

Khách thanh toán hóa đơn

► Tại ô thanh toán

Nếu khách thanh toán đủ: Cột tiền thừa sẽ hiển thị là “0”

Nếu khách thanh toán thừa: Hệ thống sẽ tự động trừ số tiền thực thu để ra số tiền cần trả lại khách tại cột tiền thừa sẽ hiển thị đúng số tiền đó.

Nếu khách chưa có tiền thanh toán. Bạn cần nhập số tiền khách đưa là “0”. Cột khách trả sẽ là “0”

Hệ thống trên phần mềm sẽ tự động tạo một phiếu thu nợ khách hàng nợ tiền phòng khách sạn.
Để kiểm tra từ quản lý phòng > chọn hóa đơn phòng. Lọc thời gian cần xem hóa đơn. Hệ thống hiển thị màn hình.
Kiểm tra hóa đơn nợ từ khách hàng

► Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay tiền cho khách sạn, khách có thể kí gửi hóa đơn sang phòng khác.

Ví dụ: Khách trả phòng (1) Phòng khách trả , muốn ký gửi hóa đơn sang phòng (2) Phòng nhận ký gửi hóa đơn

Lưu ý:

Phòng ký gửi phải là phòng khách đang ở (màu đỏ).

Chọn ký gửi hóa đơn tiền phòng. Hệ thống hiển thị màn hình.

Giao diện chọn phòng ký gửi

Bấm cập nhật để hoàn tất Ký gửi hóa đơn thành công .

Như vậy, khi phòng 203 trả phòng sẽ có hóa đơn ký gửi từ phòng 101.

Giao diện trả phòng có nhận ký gửi hóa đơn

Bước 5: Nhấn Trả phòng hoặc Trả phòng và in để hoàn tất.

Hệ thống sẽ hỏi bạn “Bạn có muốn trả phòng hay không?”. Bấm đồng ý để hoàn tất, nếu không bấm hủy.

Xác nhận trả phòng
- Trả phòng: Hoàn thành thanh toán và check out thành công.
- Trả phòng và in: Hoàn thành thanh toán và check out, khách lấy hóa đơn.
Khi chọn trả phòng và in, bạn lựa chọn ngôn ngữ và khổ giấy

Lựa chọn ngôn ngữ và khổ in .

Bạn chỉ cần cài đặt cho lần đầu tiên sau đó hệ thống sẽ tự động chọn in đúng hóa đơn cho lần tiếp theo.

In hóa đơn khách sạn

Trong hóa đơn sẽ hiển thị các thông tin: Tên khách sạn; tên khách hàng; tiền sản phẩm, dịch vụ và tổng thanh toán, ngày giờ tạo hóa đơn…

Lưu ý:

- Loại tỷ lệ Loại tỷ lệ giảm trừ chính là số phần trăm được chiết khấu hoặc tính VAT trong hóa đơn thanh toán của khách hàng.

- Sẽ có 3 loại: Bạn chọn Tất cả (áp dụng cho cả tiền phòng và tiền dịch vụ); chọn tiền phòng để tính riêng tiền phòng; chọn tiền dịch vụ để tính riêng tiền dịch vụ.
Ví dụ: Khách hàng được chiết khấu 10% tiền phòng.

Tổng tiền khách phải thanh toán khi chưa được chiết khấu Khách cần trả
Bạn chọn Loại tỷ lệ là Tiền phòng