Quản lý phòng

1.      Quản lý phòng.

Module quản lý phòng thể hiện số phòng đang quản lý, tình trạng phòng. Tại đây thể hiện tất cả tình trạng phòng đang sẵn sàng, đang sửa, phòng đã được đặt trước, phòng bẩn, phòng khách đi ra ngoài.

Download tài liệu hướng dẫn quản lý phòng 

Các thông tin về phòng như phòng đơn, phòng đôi, giá tiền phòng cũng được thể hiện đầy đủ nếu quản trị viên chọn chức năng phóng to hình ảnh phòng. Ngoài ra, chức năng thu phóng hình ảnh phòng còn cho ta biết được khách hàng đã đặt phòng tên gì, phòng được đặt vào hôm nào. Do đó có thể dễ dàng điều tiết phòng cho khách lẻ đến ở khách sạn hơn.

Quản lý sơ đồ phòng theo màu sắc

Tại sơ đồ phòng thể hiện số lượng phòng được hiển thị theo các tầng, tên phòng, loại phòng, số người ở, giá tiền tạm tính, trạng thái phòng.

Đặt phòng: Nhấp đúp chuột vào phòng và chọn “Đặt phòng”, phòng sẽ chuyển sang trạng thái được đặt trước, thông tin người đặt và ngày tháng nhận phòng sẽ được hiển thị tại bảng sơ đồ phòng. Thời gian này cho đến trước khi nhận phòng, phòng này vẫn được “Nhận phòng” bình thường.

Phòng bẩn: Nhấp đúp chuột vào phòng và chọn “Phòng bẩn”, màu sắc tình trạng phòng sẽ thay đổi báo rằng phòng đang bẩn, cần dọn dẹp.

Sửa chữa phòng: Nhấp đúp chuột vào phòng và chọn “Sửa chữa phòng”, phòng sẽ chuyển sang trạng thái đang sửa chữa, ở trạng thái này phòng sẽ không thể nhận hoặc đặt phòng.

Xóa phòng: Nhấp đúp chuột vào phòng và chọn “Xóa phòng”, phòng sẽ bị xóa khỏi hệ thống nếu chọn chức năng này.

Sửa thông tin phòng: Nhấp đúp chuột vào phòng và chọn “Sửa thông tin phòng” tại đây có thể sửa được thông tin phòng như tên phòng, loại phòng, tầng, trạng thái.

Các thông tin cần điền ở trường này bao gồm họ tên khách hàng, số điện thoại, chứng minh thư hoặc hộ chiếu (bỏ qua để nhập sau nếu muốn nhận phòng nhanh)

Sửa thông tin phòng.

Đặt phòng khách sạn: Tại form đặt phòng khách sạn các thông tin bắt buộc cần nhập là ngày checkin (ngày đến và ngày đi), số lượng người, tên khách hàng. Các thông tin bổ sung bao gồm: công ty, nhân viên lữ hành, loại hình, chứng minh thư khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tỉnh thành, quốc tịch… sau đó chọn “Lưu”.

Đặt phòng khách sạn.

Nhận phòng khách sạn: Tương tự như đặt phòng khách sạn, nhận phòng khách sạn cũng cần kiểm tra lại những thông tin bắt buộc là ngày checkin (ngày đến và ngày đi), số lượng người, tên khách hàng. Các thông tin bổ sung: công ty, nhân viên lữ hành, loại hình, chứng minh thư khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tỉnh thành, quốc tịch và tiền đặt trước, giảm trừ… sau đó chọn “Lưu”.

Các thông tin về dịch vụ, sản phẩm khách hàng sử dụng sẽ được thể hiện trong tab “sản phẩm và dịch vụ”.

Tiếp theo bên dưới là thông tin tên phòng, loại phòng, mà khách hàng đã đặt, quản trị viên có thể hỏi lại khách hàng để xác nhận lại thông tin đặt phòng.

Quy trình nhận phòng khách sạn trên TCSOFT HOTEL

Khóa từ: Tại form nhận phòng quản lý có thể dễ dàng tạo khóa từ cho phòng khách sạn, phần mềm được tích hợp với rất nhiều loại khóa từ có trên thị trường.

Nhận phòng khách sạn.

-   Hóa đơn phòng.

Hóa đơn tiền phòng sẽ được lưu lại trong danh mục hóa đơn phòng để thuận tiện cho việc quản lý, thu hồi công nợ. Tại đây có thể xuất hóa đơn ra excel một cách khá dễ dàng. Hơn nữa việc lọc các hóa đơn theo nhân viên lữ hành, đơn vị lữ hành, hoặc theo chính tên khách hàng có thể giúp quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về khách sạn.

Hóa đơn tiền phòng.


Các xem và thao tác trên hóa đơn thanh toán

-   Danh sách đặt phòng.

Danh sách đặt phòng là bảng tóm tắt một cách dễ nhìn nhất về thông tin các phòng đã có khách hàng đặt trước theo thời gian mà quản trị viên chọn. Thông tin phòng, tên khách hàng đặt được hiển thị trên phần mềm, độ dài tên của khách hàng sẽ tràn sang tổng số ngày mà khách hàng đặt. Ví dụ khách hàng “Nguyễn Hương Lan” đặt phòng 102 từ ngày 29/05/2018 đến ngày 01/06/2018. Như vậy có thể dễ dàng quản lý thông tin đặt phòng của khách hàng mà không cần mất nhiều thời gian tra cứu.

Mặt khác quản trị viên có thể sử dụng chức năng “tìm kiếm”, gõ tên khách hàng vào để tìm kiếm xem khách hàng đặt phòng vào ngày nào.

Danh sách đặt phòng dạng danh sách