Đặt phòng khách sạn là hoạt động đặc thù nhất của các khách sạn. Công việc này được thực hiện bởi các nhân viên Lễ tân. Đòi hỏi sự cẩn trọng, khéo léo và linh hoạt trong khi thực hiện công việc của mình. Đặt phòng là sự thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn về loại buồng, số người, thời gian lưu trú… Khách đặt phòng có thể đặt trước theo kế hoạch hoặc đến ở luôn, là khách lẻ hay khách đoàn…Vậy quy trình đặt phòng trên phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL sẽ được thực hiện ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Quy trình đặt phòng khách sạn.
TIẾN HÀNH ĐẶT PHÒNG.
Khi khách hàng liên hệ đặt phòng, điều đầu tiên nhân viên Lễ tân cần nắm rõ thông tin.
» Tên khách, tên đoàn, tên người đăng ký
» Địa chỉ, số điện thoại, email…
» Nếu là khách đoàn phải biết được số lượng khách của đoàn đó.
» Thời gian lưu trú tại khách sạn
» Số lượng phòng và yêu cầu loại phòng
» Mức giá phòng và hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc thẻ), tiền đặt cọc…
» Các yêu cầu riêng của khách.
» “Kiểm tra hiện trạng phòng”, xác minh số “phòng trống” có đáp ứng được yêu cầu khách hay không. Kiểm tra trên hệ thống phần mềm.
» Tra cứu trạng thái phòng theo thời gian: 15 ngày, 21 ngày, 30 ngày theo khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, khách thuê phòng trong 3 ngày, từ ngày 9 - 11/11, cho phép tra cứu xem trong khoảng thời gian đó có phòng trống không.
Kiểm tra hiện trạng phòng
.gif)
LỄ TÂN► Hướng dẫn quy trình chuẩn check - out dành cho Lễ tân khách sạn ►NÊN BIẾT
= = = = = = = = = = = = =
Trong trường hợp khách sạn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng:
Nhân viên Lễ tân tiến hành đặt phòng và khai báo các thông tin sau trên mẫu phần mềm: Đối với cả khách lẻ và khách đoàn:
Ngày check-in, loại hình phòng, tên khách hàng, số CMTND, đơn vị công ty, giảm trừ (nếu có), đặt trước (nếu có), hình thức thanh toán…
.png)
Đặt phòng khách sạn
Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên Lễ tân Click chuột chọn “lưu” để hoàn thành thao tác đặt phòng trên phần mềm. Phòng đã đặt sẽ hiển thị trạng thái “đặt phòng”.
» Khi khách đến thuê phòng, nếu là khách đã đặt phòng trước, nhân viên thực hiện check-in tại phòng khách đã đặt trước đó.
» Trong trường hợp khách chưa đặt phòng, đến thuê trực tiếp, nhân viên căn cứ vào số lượng phòng trống thực tế hiển thị trên màn hình để nhận phòng cho khách.
Nhận phòng khách sạn
5. Trả phòng và thanh toán cho khách.
Khách hàng muốn trả phòng, nhân viên chỉ cần vào “trả phòng”, tại đây hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền phòng cũng như các sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn.
Trả phòng khách sạn
TÌM HIỂU NGAY
.gif)
Cách thức xử lý đồ thất lạc trong khách sạn, nhà nghỉ.
- - - - - - - - - - - - - - -
Sau khi hoàn tất việc check – out và thanh toán. Nhân viên bấm “trả phòng”để kết thúc giao dịch với khách hàng. Lúc này, phòng vừa check-out sẽ tự động chuyển sang trạng thái “phòng bẩn” .
Chuyển trạng thái phòng bẩn
Như vậy, toàn bộ quy trình đặt – nhận - trả phòng khách sạn đều được thực hiện trên một hệ thống phần mềm duy nhất. Thông thường quá trình trao đổi, cập nhật thông tin giữa các bộ phận sẽ mất rất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai xót. Việc ứng dụng phần mềm khách sạn sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt công việc đơn giản chỉ cần một chiếc máy tính kết nối internet. Với tính năng tính toán, tự động hóa, phần mềm sẽ giúp bạn giảm bớt thao tác thủ công, tăng sự chính xác khi làm việc.
Hãy dành thời gian cho những điều bạn thích, khó khăn TCSOFT HOTEL chia sẻ cùng bạn.
.gif)
HÔM NAY » Đăng kí dùng thử « MIỄN PHÍ
