Theo một nghiên cứu khá thú vị thống kê trung bình một doanh nghiệp nhỏ sử dụng 40 ứng dụng phần mềm khác nhau và một khách sạn trung bình sử dụng khoảng 20 ứng dụng? Trong một thế giới lý tưởng, mọi hệ thống trong hệ thống công nghệ của khách sạn sẽ giúp bạn tự động hóa các tác vụ, giảm chi phí, tăng doanh thu và mang đến trải nghiệm khách hàng năm sao.
Hệ sinh thái phần mêm quản lý khách sạn
Các khách sạn tại Việt Nam, thông kế số lượng sử dụng thêm 1- 2 phần mềm quản lý là khá thấp. Chủ khách sạn chỉ sử dụng 1 phần mềm tổng hợp hết tất cả các tính năng quản lý khách sạn trong đó.
Trong bài viết này, đề cập đến các phần mềm mà một khách sạn trên thế giới đang áp dụng. Sự kết hợp mang đến sự hiệu quả cao.
1. Hệ thống quản lý khách sạn (PMS): PMS là phần mềm trung tâm cho các hoạt động của khách sạn. Trong hệ thống này, nhân viên có thể kiểm tra khách ra vào, tạo và quản lý đặt phòng, lập báo cáo tài chính, quản lý hồ sơ khách, v.v. Theo đánh giá của người dùng và phân tích về chức năng hệ thống, các PMS hàng đầu Việt Nam như: TCSOFT HOTEL, EZCLOUD, NEWWAY, SKYHOTEL, …
2. Các công cụ cộng tác của nhân viên: Nhân viên khách sạn ở rải rác trên các tầng, tòa nhà và ca làm việc khác nhau, vì vậy cần có một nền tảng giao tiếp để giữ mọi người trên cùng một trang. Các hệ thống như: MISA có thể thay thế các phương pháp tương tự như máy bộ đàm và sổ nhật ký, ngoài ra chúng có thể theo dõi công việc, giảm lỗi thủ công và tăng hiệu quả.
3. Phần mềm kỹ thuật và vệ sinh: Các công cụ này số hóa hoạt động của các bộ phận quản lý và bảo trì, với khả năng tự động hóa việc phân công nhiệm vụ, theo dõi trạng thái thời gian thực của các phòng hoặc các vấn đề và theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ.
4. Phản hồi và khảo sát của khách: Loại bỏ các thẻ nhận xét trên giấy và cung cấp cho khách một nền tảng kỹ thuật số để đưa ra phản hồi của họ, chẳng hạn như GuestRevu, TrustYou hoặc Revinate. Các giải pháp công nghệ này không chỉ giúp khách dễ sử dụng mà còn cho phép chủ khách sạn tùy chỉnh, tự động hóa và phân tích các nhận xét và phàn nàn của khách.
Hệ sinh thái phần mêm quản lý khách sạn
5. Kế toán và báo cáo: Nếu khách sạn của bạn chấp nhận thanh toán từ khách và thanh toán cho nhân viên và nhà cung cấp, thì bạn sẽ được hưởng lợi từ hệ thống kế toán và báo cáo như: MISA, myDigitalOffice, M3 hoặc Omniboost. Hệ thống kế toán hiện đại cho thấy các cơ hội để giảm chi phí và tối đa hóa doanh thu, đồng thời làm cho nhóm kế toán của bạn hoạt động hiệu quả hơn với các báo cáo tự động và tích hợp với phần mềm tại chỗ khác.
6. Xử lý thanh toán: Hầu hết khách thích thanh toán đặt phòng bằng thẻ tín dụng, nhưng cần có hệ thống xử lý thanh toán để chuyển tiền từ thẻ của khách vào tài khoản ngân hàng của khách sạn. Các công ty xử lý thanh toán như Profitroom, Mews Payments và Adyen tính một khoản phí xử lý nhỏ, nhưng họ giúp cho việc thanh toán diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
7. Quản lý lao động: Các khách sạn có hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm nhân viên, vì vậy việc sắp xếp lịch trình không hề đơn giản. Các phần mềm như PerfectLabor ™, M3 và UniFocus của Hotel Hiệu quả bao gồm dự báo, thông tin chi tiết về chi phí lao động và tích hợp với hệ thống tính lương và chấm công.
8. Các cuộc họp và sự kiện: Cho dù khách sạn của bạn có một phòng ăn riêng hay một số tầng phòng khiêu vũ và không gian phá cách, phần mềm hội họp và sự kiện có thể hỗ trợ mọi bước của quy trình bán hàng và lập kế hoạch - và bản thân sự kiện. Phần mềm tổ chức sự kiện và cuộc họp được đánh giá cao bao gồm Đề xuất, Event Temple và Bom tấn của Duetto.
9. F & B và hệ thống điểm bán hàng: Đại dịch đã thúc đẩy nhu cầu về các tính năng như menu không tiếp xúc và đặt hàng trực tuyến, vì vậy đã có một làn sóng đổi mới lớn trong không gian phần mềm F & B. Các nhà cung cấp như RoomOrders, Bbot và MICROS của Oracle có thể giúp các nhà hàng hiện đại hóa hoạt động, cắt giảm chi phí, giảm sự phụ thuộc vào nền tảng giao hàng và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Đọc thêm: Mô hình kinh doanh căn hộ dịch vụ đang là xu hướng phải không?
