Chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn nào phù hợp nhất?

 

Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn phù hợp với quy mô và khả năng kinh doanh khách sạn của bạn là điều rất quan trọng, nó quyết định trực tiếp đến hiệu quả và uy tín khách sạn của bạn khi hoạt động. Vậy bạn đã lựa chọn cho khách sạn của mình được một phần mềm khách sạn phù hợp chưa?

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý khách sạn đặc thù, rẻ nhất, tốt nhất như phần mềm quản lý nhà nghỉ tính tiền (Bản BASIC), phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn mini (Bản PROFESSIONAL), hay quản lý khách sạn có quy mô từ 3-4 sao (Bản PREMIUM)… Nên lựa chọn phần mềm nào, ở đâu… cho khách sạn của bạn. Thông tin dưới đây mà TCSOFTHOTEL cung cấp sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
 

Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFTHOTEL
 

Khách sạn là một loại hình hoạt động kinh doanh mà cung cấp một lượng lớn các dịch vụ cho khách lưu trú như nghỉ ngơi, ăn uống, chỗ ở, đi lại và giải trí.

Tùy vào quy mô của khách sạn mà bạn cần một giải pháp phần mềm tối ưu để quản lý khách sạn, phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Vậy quản lý khách sạn là gì và tại sao bạn phải cần sử dụng một phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn.

1, Quản lý khách sạn là gì?

Quản lý khách sạn là việc quản lý và tổ chức các hoạt động của khách sạn sao cho hoạt động kinh doanh hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý khách sạn bao gồm các hoạt động như quản lý hệ thống phòng, quản lý nhân viên, quản lý cơ sở vật chất – trang thiết bị khách sạn, quản lý khách hàng – giao tiếp với khách hàng, hoạch định chiến lược mục tiêu – kế hoạch kinh doanh của khách sạn trong ngắn hạn và dài hạn…Với rất nhiều công việc như vậy để có thể vận hành hoạt động của khách sạn đơn giản và hiệu quả thì các nhà quản lý khách sạn không thể bỏ qua người bạn đồng hành – Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn.

Bài viết nên đọc


Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng hiện nay

-   -   -    -    -   -   -   -   -   -   -
 

2, Tại sao nên lựa chọn mua phần mềm quản lý khách sạn?

Tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực: Phần mềm tích hợp tất cả các hoạt động quan trọng của khách sạn vào trong một nền tảng chung. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bạn chỉ mất 10 – 15 phút làm quen với phần mềm.

Độ chính xác cao, tăng hiệu quả lên 30-70% so với cách quản lý thông thường: Việc tính toán thủ công rất dễ gây ra những nhầm lẫn, sai sót… ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn, không thể nắm bắt được chính xác đã có bao nhiêu lượt khách cũng như hoạt động của nhân viên. Phần mềm quản lý khách sạn giúp việc tính toán chuẩn xác đến từng con số, cho phép bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của khách sạn cũng như tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.

Cơ sở dữ liệu đồng bộ lưu trữ trực tiếp trên phần mềm: Tất cả thông tin về khách sạn, nhân viên hay khách hàng, đối tác đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Bạn có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ khi nào, mọi lúc, mọi nơi tùy vào quyền hạn của mình.

Kết nối đa nền tảng, điều khiển từ xa: Bạn thường xuyên phải đi công tác, không thể trực tiếp đến khách sạn để kiểm tra, quản lý thì sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn có thể truy cập và điều khiển từ xa, nắm được tình hình kinh doanh của khách sạn và kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh xảy ra ở khách sạn.

Kiểm soát chặt chẽ tài chính, tránh thất thoát: Với hệ thống báo cáo, biểu đồ thống kê tổng hợp thông minh, sẽ cho bạn biết chi tiết từng loại doanh thu, hiệu suất phòng,… của nhà nghỉ, khách sạn theo khoảng thời gian tùy chọn. Giúp bạn nắm rõ hoạt động kinh doanh của khách sạn, kịp thời có những điều chỉnh, chiến lược kinh doanh phù hợp nhất cho từng bộ phận trong khách sạn từ lễ tân, kinh doanh, buồng phòng đến bộ phận marketing…

Miễn phí cài đặt, phí triển khai, nâng cấp và hỗ trợ.

Viết thêm tính năng riêng cho nghiệp vụ khách sạn theo yêu cầu.
 

“Bạn có cần mua một phần mềm với đầy đủ các tính năng từ bộ phận lễ tân, kinh doanh, buồng phòng, kế toán, nhân sự…?”

 

LOẠI HÌNH NHÀ NGHỈ

Một nhà nghỉ có nhiều phòng nhưng quy mô sẽ nhỏ và tiện nghi thấp hơn khách sạn, đối tượng phục vụ chủ yếu của loại hình là những khách lẻ, bình dân, nghỉ giờ là chủ yếu. Khách hàng thường không lưu trú quá lâu và cần nhiều dịch vụ. Do vậy, đối với loại hình này bạn chỉ cần một cuốn sổ với mẫu là sơ đồ phòng được bố trí loại phòng và ngày tương ứng là bạn hoàn toàn có thể quản lý thông tin đặt phòng cũng như tình trạng buồng phòng hằng ngày. Nếu bạn muốn đem đến hình ảnh về sự chuyên nghiệp của nhà nghỉ cũng như sự thuận tiện hoạt động kinh doanh của mình, bạn chỉ cần một phần mềm quản lý nhà nghỉ với những tính năng sau:

1. Tính năng quản lý tính tiền phòng

Đây là một trong những tính năng cần thiết nhất dành cho nhà nghỉ. Với nghiệp vụ này phần mềm sẽ tự động tính toán tiền phòng, dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng, khách nghỉ giờ, nghỉ ngày, tính phụ trội chính xác, tránh sai sót nếu như bạn vẫn thực hiện tính toán thủ công bằng tay.
 

Quản lý tính tiền phòng tự động
 

2. Tính năng bán lẻ, tạo hóa đơn cho khách hàng

Với tính năng này, thay vì bạn phải viết hóa đơn bằng tay, việc sử dụng phần mềm sẽ tự động cho ra hóa đơn cho khách hàng bao gồm tiền phòng và tiền dịch vụ. Bạn có thể xem hoặc xuất ra file excel khi cần.

3. Tính năng quản lý phòng

Tính năng này cho phép bạn cập nhật toàn bộ thông tin khách hàng lên hệ thống một cách nhanh chóng, chi tiết họ tên, CMTND, loại phòng khách, loại hình ở giờ hay ở ngày, ngày giờ khách đến khách đi, tiền đặt cọc… thay vì cập nhật vào cuốn sổ đặt phòng bằng tay.

Với sự tính toán nhanh chóng của máy tính, bạn có thể dễ dàng kiểm tra và nắm bắt toàn bộ thông tin tình trạng phòng, công suất phòng, giúp phản hồi nhanh chóng mỗi khi có khách yêu cầu nhận phòng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà nghỉ (bản BASIC) còn nhiều tính năng khác như: danh mục chung; quản lý giao ca; quản lý xuất – nhập, tồn kho; báo cáo doanh thu …

Báo giá phần mềm quản lý nhà nghỉ (bản BASIC): Giá mỗi phòng chỉ 6000đ/tháng

Như vậy, với một phần mềm đơn giản dễ sử dụng, chạy ổn định, giá cả hợp lý là bạn có thể cải thiện được hình ảnh của nhà nghỉ cũng như tác phòng làm việc chuyên nghiệp, thoải mái cho nhân viên của bạn.
 

 

XEM Nên hay không nên quản lý khách sạn bằng excel  ►CLICK
 

KHÁCH SẠN MINI TỪ 0-2 SAO - QUY MÔ TỪ 20-35 PHÒNG

Đối với loại hình này, việc quản lý đã trở nên phức tạp hơn khi bộ phận lễ tân không chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ nhận phòng, mà còn cần phải thực hiện thao tác đặt phòng trước đối với khách lẻ và khách đoàn. Các dịch vụ bán lẻ, nhu cầu sử dụng dịch vụ của du khách bắt đầu tăng lên, bán hàng phải cần xử lý yêu cầu nhiều hơn cho khách lẻ cũng như khách đoàn.

Nghiệp vụ lễ tân trở nên phức tạp hơn khi phát sinh thêm các yêu cầu như thay đổi phòng, thay đổi ngày, gán phòng, gộp hóa đơn, tách hóa đơn, bàn giao ca… đòi hỏi phần mềm phải linh hoạt hơn. Khách đoàn phát sinh dẫn đến việc quản lý công nợ, ký gửi hóa đơn...

Chưa kể, nếu khách sạn của bạn có nhà hàng bạn cần phải quản lý xuất ăn sáng cho bộ phận nhà hàng, luân chuyển giữa các kho… Ngoài ra, bộ phận kinh doanh mong muốn chạy chương trình phức tạp hơn như khuyến mãi theo số đêm ở hoặc dựa trên tổng hóa đơn. Giá phòng cũng sẽ trở nên phức tạp hơn khi nó được áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác nhau, thời điểm tùy chỉnh như vào dịp lễ, tết. Do vậy, khách sạn của bạn nên tham khảo một số module dưới đây để có lựa chọn phù hợp nhất cho khách sạn của mình.

1. Tính năng quản lý đặt phòng

Đặt phòng là chức năng quan trọng trong phần mềm quản lý khách sạn. Thông thường, các khách sạn thường nhận đặt phòng từ các nguồn truyền thống như: đại lý du lịch hoặc đặt phòng trực tiếp. Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng đến nhiều từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các nguồn đối tác như khách hàng, một hãng hàng không hay các đại lý du lịch, … Vì vậy khách sạn ngày nay yêu cầu cần có tính năng này để có thể xử lý việc đặt phòng cá nhân hay từ các đại lý du lịch, các nguồn công ty và từ các trang web mà họ hợp tác một cách dễ dàng và chính xác nhất. Cho phép thiết lập bán phòng theo báo giá, giảm trừ % …
 

Quản lý đặt phòng khách lẻ và khách đoàn
 

2. Tính năng quản lý thu – chi

Nghiệp vụ này sẽ giúp nhà quản lý theo dõi được toàn bộ tình hình thu – chi tiền, thống kê tồn quỹ, thống kê công nợ,… của khách sạn. Từ đó tự động thống kê trong báo cáo để kiểm kê các tài khoản, xử lý những chênh lệch có thể xảy ra.

3. Tính năng xuất – nhập và tồn kho

Trong hoạt động kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, vấn đề quản lý chặt chẽ về hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho rất quan trọng. Nên người quản lý cần quản lý làm sao cho chặt chẽ, chi tiết về lượng hàng hóa tồn trong kho một và giữa các kho một cách chi tiết nhất. Nếu nhà nghỉ, khách sạn không dùng phần mềm quản lý khách sạn thì sẽ rất khó quản lý chi tiết số lượng hàng hóa xuất, nhập hàng ngày và lượng hàng hóa tồn kho. TCSOFTHOTEL sẽ giúp bạn kiểm soát:

• •  Sản phẩm hàng hóa có trong kho
• •  Phiếu xuất - nhập hàng
• •  Phiếu xuất – nhập nguyên liệu
• •  Kho hàng

4. Danh mục chung

 -  Loại phòng khách sạn

 -  Tầng khách sạn

 -  Phòng khách sạn

 -  Giá theo thời điểm

 -  Cài đặt chung

 -  Đơn vị tính

 -  Nhóm sản phẩm

 -  Nhà cung cấp….

5. Quản lý chung

 -  Lịch sử giao ca

 -  Lịch sử giao tiền

 -  Quản lý đền bù

 -  Bảo quản đồ của khách hàng, đồ thất lạc

 -  Nhật ký sử dụng

 -  Email marketing

6. Biểu đồ thống kê

 -  Biểu đồ doanh thu khách sạn (tiền phòng, sản phẩm, dịch vụ) (ngày/tháng)

- Tỷ lệ khách ở

7. Báo cáo

 -  Báo cáo doanh thu

 -  Báo cáo hiệu suất phòng

 -  Báo cáo thu-chi

 -  Báo cáo kho

 -  Báo cáo buồng phòng…

Báo giá phần mềm quản lý khách sạn mini (bản PROFESSIONAL): Với khách sạn có quy mô dưới 20 phòng sẽ tính phí chung như 20 phòng, mức giá rẻ nhất mỗi phòng chỉ 8000đ/tháng. Khách sạn có sử dụng thêm các tính năng

 

Giá trọn gói theo năm không giới hạn số phòng, bàn
 

KHÁCH SẠN QUY MÔ TỪ 3-4 SAO

Công việc quản lý sẽ được tích hợp ở tất cả các phòng ban, nó không dừng lại chỉ là phần mềm quản lý mà là một giải pháp quản lý khách sạn tổng thể.

Bạn cần có các giải pháp được thiết kế dành riêng mà có thể cung cấp các thông tin bạn cần vào bất cứ khi nào bạn cần – bất kể là bạn làm việc trong một hệ thống khách sạn lớn, hay một chuỗi nhà hàng khách sạn nhỏ, hay chỉ là một khách sạn độc lập.

Bạn không thể đáp ứng được các nhu cầu riêng biệt của ngành nhà hàng khách sạn chỉ với một phần mềm chung sử dụng được cho mọi ngành. Bạn có thể cần một giải pháp cho ngành khách sạn được tạo ra để giúp: tăng trưởng toàn diện, hợp nhất dữ liệu tốt nhất, giảm chi phí, tối ưu hóa cơ hội doanh thu, tự động hóa quy trình, bảo mật dữ liệu…

TCSOFTHOTEL (bản PREMIUM) đáp ứng toàn bộ các tính năng cơ bản của phần mềm khách sạn, đồng thời có những tính năng chuyên biệt chỉ dành riêng cho quy mô khách sạn 3-4 sao.

 Download tải miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ►http://tcsofthotel.com/dang-ky-dung-thu
 

1. Quản lý phòng

 -   Nguồn khách hàng
 -   Quản lý đặt tour
 -   Đặt chưa gán phòng/đến han xác nhận phòng
 -   Minibar
 -   Lịch dọn phòng

2. Quản lý nhà hàng, bar

3. Quản lý Karaoke
 

Tính năng quản lý nhà hàng, karaoke, khóa từ
 

4. Biểu đồ thống kê phân tích

 -  Doanh thu khách sạn (tiền phòng, sản phẩm, dịch vụ, nhà hàng, karaoke…) (ngày/tháng)

 -  Tỷ lệ khách ở

 -  Công suất phòng trung bình (%)

 -  Biểu đồ phân theo nhóm khách hàng (nguồn khách)

 -  Giá phòng trung bình

5. Báo cáo

 -  Khách dự kiến đến/thực tế đến; dự kiến đi/thực tế đi

 -  Báo cáo đặt tour/khách đoàn

6. Hỗ trợ nghiệp vụ phát sinh theo yêu cầu (cam kết viết thêm tính năng theo yêu cầu của khách hàng)

Báo giá phần mềm khách sạn từ 3-4 sao (PREMIUM): Với bản này phần mềm sẽ bán trọn gói.

Như vậy, qua việc tìm hiểu quy mô và tính chất quản lý khách sạn của từng loại hình nhà nghỉ, khách sạn, bạn đã có thể dễ dàng lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn tốt nhất, tiết kiệm chi phí và hiệu quả.
Bạn chưa biết quy trình check - out dành cho lễ tân? Xem ngay:
 

   Hướng dẫn quy trình chuẩn check-out dành cho Lễ tân khách sạn