Nếu bạn là nhân viên mới làm lễ tân khách sạn thì bạn nên biết ngoài các công việc cơ bản của lễ tân như tiếp đón, checkin, check out, thanh toán, … thì việc biết tới các loại sổ sách của khách sạn là cực kỳ hữu ích. Trong bài viết này, TCSOFT HOTEL sẽ cũng cấp cho thông tin về các loại sổ sách này nó sẽ giúp ích cho công việc của bạn rất nhiều đó.
Sổ cái của bộ phận lễ tân trong khách sạn là gì?
Sổ cái của bộ phận lễ tân là một cuốn sổ tóm tắt thông tin được thu thập từ các hồ sơ khách hàng của bộ phận lễ tân. Thông tin này được sử dụng để quản lý thu nhập và chi tiêu của bất kỳ khách sạn nào. Sổ cái của bộ phận lễ tân là bản sao của tất cả các hồ sơ được lưu giữ trong bộ phận lễ tân của khách sạn.
Sổ cái bộ phận lễ tân được sử dụng như thế nào trong khách sạn?
Sổ cái của bộ phận lễ tân được sử dụng để đảm bảo rằng thu nhập và chi tiêu của khách sạn được cân bằng. Nó thường được duy trì bởi thư ký/quản lý văn phòng. Người này cũng chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của tất cả khách đến và đi.
Các loại tài khoản sổ cái bộ phận lễ tân trong khách sạn:
Chủ yếu có ba loại tài khoản sổ cái được sử dụng trong kế toán lễ tân khách sạn;
- + The Guest Ledger (sổ cái khách)
- + The Deposit Ledger (sổ cái tiền gửi)
- + The City Ledger / Accounts Receivable (AR) Ledger (sổ cái thành phố/sổ cái TK phải thu)
The Guest Ledger được lưu giữ ở quầy lễ tân bao gồm tất cả các khoản phí mà khách đã đăng ký tại khách sạn phải trả. Thông tin trong sổ cái này được lấy từ sổ cái các khoản phải thu (tiền nợ khách sạn), bao gồm sổ cái của khách (còn được gọi là sổ cái tạm thời, sổ cái bộ phận lễ tân hoặc sổ cái phòng).
The Deposit Ledger: Tất cả các khoản tiền gửi đã được thu để đặt phòng trong tương lai sẽ được lưu giữ trên sổ cái tiền gửi. Vào ngày đến sau khi hoàn tất việc Nhận phòng, số tiền từ sổ cái tiền gửi sẽ được chuyển hoặc chuyển vào Sổ cái của Khách.
Sổ cái thành phố (còn gọi là sổ cái không phải của khách). Sổ cái của khách chứa thông tin tài khoản của khách đã đăng ký tại khách sạn. Sổ cái thành phố chứa thông tin tài khoản của những người không phải là khách nhưng có đặc quyền tính phí. Báo cáo tiền mặt đến và đi được sử dụng để theo dõi (hoặc theo dõi) tất cả số tiền vào và ra khỏi khách sạn.
Trong ca làm việc của nhân viên thu ngân, các giấy tờ được tính vào sổ cái thành phố được lưu theo thứ tự số phòng; các khoản phí khác được nộp theo nguồn gốc, chẳng hạn như quán cà phê, cửa hàng quà tặng hoặc bữa tiệc. Trước khi tiền được tính vào sổ cái thành phố, nhân viên thu ngân phải xác minh các tính toán và tính tiền boa, đồng thời chắc chắn rằng nó đã được ký.
Đôi khi nhân viên thu ngân được yêu cầu chuyển một số tiền từ tài khoản khách này sang tài khoản khách khác. Việc chuyển tiền cũng có thể xảy ra giữa sổ cái khách và sổ cái thành phố. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên thu ngân phải điền vào phiếu ghi có số tiền, tên người bị tính phí và tên của người được ghi có. Chứng từ này phải được xác nhận cho cả hai giao dịch.
Lợi ích của sổ cái bộ phận lễ tân trong khách sạn là gì?
Hệ thống sổ cái của bộ phận lễ tân có thể mang lại một số lợi ích cho khách sạn. Trong số này có doanh thu tăng do hồ sơ chính xác và giảm gian lận và trộm cắp. Độ chính xác rất quan trọng vì khách trả tiền cho dịch vụ nhận được chứ không phải dịch vụ được cung cấp; do đó, số tiền được lập hoá đơn cần phải chính xác.
Ngoài ra, hồ sơ chính xác rất quan trọng vì chúng cho phép khách sạn tính phí cho khách một cách chính xác. Sổ cái của bộ phận lễ tân cũng cho phép nhân viên xử lý séc của khách biết họ còn nợ họ bao nhiêu tiền vào bất kỳ thời điểm nào. Việc sử dụng hệ thống sổ cái của bộ phận lễ tân cũng có thể giúp khách sạn kiểm soát hàng tồn kho.
Hệ thống sổ cái giúp nhân viên dễ dàng quản lý danh sách khách cũng như thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Hệ thống sổ cái còn cho phép nhân viên dọn phòng tính giá phòng dựa trên thời gian đã đặt.
Tóm lại, lợi ích lớn nhất của việc sử dụng sổ cái của bộ phận lễ tân là nó cho phép nhóm liên kết trực tiếp các giao dịch của họ với tác động tài chính mà họ gây ra đối với hoạt động của khách sạn. Sổ cái của bộ phận lễ tân có thể cung cấp một bức tranh rõ ràng về doanh thu mà tổ chức đang tạo ra và bao nhiêu doanh thu đang được chi tiêu.
