Kiểm toán đêm trong khách sạn

Kiểm toán đêm – Night Auditor là gì? Tại sao các khách sạn từ 3 sao trở lên cần phải có bộ phận này? Kiểm toán đêm sẽ đảm nhiệm chức năng gì trong quản lý khách sạn? Đây là thắc mắc của rất nhiều người bởi thuật ngữ này còn tương đối mới, nhất là đối với những ai chưa từng làm việc trong ngành nhà hàng - khách sạn. Bạn muốn tìm hiểu rõ về công việc của bộ phận kiểm toán đêm. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây cùng TCSOFT.

Nhân viên kiểm toán đêm có nhiệm vụ tổng kết và kiểm tra lại toàn bộ hoạt động giao dịch trong ngày của khách sạn từ kiểm tra, xử lý tình trạng phòng, danh sách đặt phòng, doanh thu phòng, các số liệu thống kê điều hành của khách sạn, lập và chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận của khách sạn vào ngày hôm sau. Đảm bảo cho hoạt động của khách sạn diễn ra liên tục, chính xác từ ngày này qua ngày khác.
 

1. KIỂM TOÁN ĐÊM

Kiểm toán đêm - Night Auditor là nhân viên thuộc bộ phận Kế toán – tài chính trong khách sạn nhưng thay vì làm việc trong phòng kế toán, thì họ làm việc ở khu vực tiền sảnh vào ban đêm. Nhân viên kiểm toán sẽ thực hiện việc kiểm soát kết thúc một ngày của tất cả các hoạt động giao dịch trong ngày và tạo ra các báo cáo cho ngày hôm sau.

Là bộ phận nắm chính xác nhất toàn bộ tình hình kinh doanh của khách sạn do vậy, để trở thành một nhân viên kiểm toán đêm khách sạn đòi hỏi đức tính cẩn thận và có khả năng làm việc với các con số.
 

Kiểm toán đêm khách sạn
 

Các bước thực hiện:

 ♦♦     Mở file của từng phòng, kiểm tra lại booking, hình thức thanh toán, các thông tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có sai sót nào.

 ♦♦    Hàng ngày có trách nhiệm kiểm tra lại các hóa đơn của từng phòng xem có khớp với thông tin đã được post lên trên máy hay không. Và đề ra phương hướng xử lý khi có nhầm lẫn.

2. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯỜNG LÀM CỦA NHÂN VIÊN KIỂM TOÁN ĐÊM KHÁCH SẠN

2.1. Kiểm tra và xử lý danh sách tình trạng phòng trong khách sạn

 ♦♦     Thực hiện kiểm tra tình trạng phòng khách sạn, số lượng khách check-in, check-out hàng ngày của khách sạn.

+ Danh sách khách dự kiến đi: Nếu có phòng chưa check-out theo đúng quy định, kiểm tra lại khách có gia hạn thời gian lưu trú không và sửa đổi ngày khách check-out theo yêu cầu gia hạn của khách.

+ Danh sách khách dự kiến đến: Nếu khách đã nhận phòng trong ngày mà chưa được check-in. Kiểm toán đêm kiểm tra lại khách đã thật sự check-in chưa.

 ♦♦      Nếu khách chưa check-in, kiểm tra lại danh sách đặt phòng có phải là đặt phòng không đảm bảo hay không (tức chỉ đặt qua điện thoại, không đặt cọc trước) và tiến hành hủy đặt phòng trong trường hợp đặt phòng không đảm bảo dự kiến đến trong ngày. Trong trường hợp khách đặt phòng có đảm bảo thì giữ nguyên trạng trạng thái đó và chuyển sang trạng thái no show (không đến). Căn cứ vào đó Lễ tân ca sáng sẽ thông báo tới cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc xác nhận lại với khách.

Lễ tân cần


6 kỹ năng để Lễ tân trở thành gương mặt đại diện cho chất lượng dịch vụ của khách sạn

= = = = =  = = = = = = = = = = = = = = =  = =
 

Kiểm tra danh sách, tình trạng phòng khách sạn
 

 ♦♦      Kiểm tra Danh sách tình trạng phòng sleep: Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng Lễ tân lại báo khách đã check - out.

 ♦♦     Kiểm tra Danh sách tình trạng phòng skip: Skip là tình trạng khách đã check - out nhưng Lễ tân chưa thực hiện check - out cho khách trên phần mềm.

Nếu xảy ra hai trường hợp trên, kiểm toán đêm sẽ xác minh lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (sleep/skip=0, thiết lập tình trạng phòng đúng như thực tế).

2.2. Thu thập, sắp xếp, lưu trữ hóa đơn nội bộ và cập nhật chi phí

 ♦♦     Tổng hợp tất cả các hóa đơn nội bộ phát sinh trong ngày từ các bộ phận của khách sạn

 ♦♦     Kiểm tra chữ kỹ của khách trên hóa đơn nội bộ và điều chỉnh sai sót trên hóa đơn.

 ♦♦     Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách đã sử dụng trong ngày.

 ♦♦     Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ.

 ♦♦     Sắp xếp và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng.
 

Kiểm tra, tổng hợp hóa đơn nội bộ 
 

2.3. Quản lý và kiểm tra, giới hạn mức nợ cho khách hàng

♦♦     Mỗi khách sạn đều có những quy định riêng về giới hạn mức nợ đối với mỗi khách hàng lưu trú để đảm bảo rằng các chi phí của khách vẫn đang nằm trong giới hạn cho phép, tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán (lưu ý với khách thanh toán bằng tiền mặt). Nếu khoản nợ khách vượt quá giới hạn cho phép, nhân viên kiểm toán sẽ phải thông báo tới khách hàng và Trưởng bộ phận quản lý để có hướng xử lý.

Bài hay nên đọc ngay




Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng hiện nay

= = = = = =  = = = = =  = = = = =  =
 

2.4. Thực hiện quy trình đóng ngày

♦♦     Sau khi thực hiện xong các nhiệm vụ trên, Night Auditor sẽ thực hiện thao tác cân bằng và đóng cửa trong ngày, chuyển sang ngày mới. Kết thúc việc kiểm toán, toàn bộ các phòng có khách sẽ chuyển sang trạng thái phòng bẩn.

2.5. Chuẩn bị hóa đơn check-in vào ngày hôm sau

 ♦♦     Lập danh sách khách dự kiến check-in và chuyển hóa đơn cho khách check-out trả phòng nhanh.

 ♦♦     Xác định chi phí khách tự chi trả

 ♦♦     Tách hóa đơn chi phí với loại phòng khách do đơn vị lữ hành hoặc công thanh toán.
 

Tạo danh sách khách check-in, check-out ngày hôm sau
 

2.6. Lập các báo cáo và gửi đến quản lý, bộ phận liên quan

Nhân viên kiểm toán đêm cần lập các báo cáo đầu ngày sau:

 ♦♦     Danh sách doanh thu trong ngày từ các bộ phận

 ♦♦     Danh sách chi phí của bộ phận lễ tân trong ngày

 ♦♦     Danh sách báo cáo công suất phòng

Lập báo cáo gửi tới từng bộ phận của khách sạn
 

 ♦♦     Danh sách báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày

 ♦♦     Danh sách khách dự kiến đến và đi trong ngày hôm sau

 ♦♦     Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và cách thức xử lý

 ♦♦     Lập danh sách các sự kiện diễn ra ngày hôm sau.

Đây là những công việc một nhân viên kiểm toán đêm khách sạn sẽ phải thực hiện trong ca làm việc của mình. Ngoài ra tùy theo yêu cầu của từng khách sạn mà Night Auditor sẽ in thêm các báo cáo để gửi đến quản lý (là tồn kho của các tài khoản phải thu) và các bộ phận có liên quan.

Trên đây là những thông tin đã được TCSOFT tổng hợp giúp bạn có thể biết được chính xác quy trình làm việc của một kiểm toán đêm. Vai trò quan trọng của họ trong quản lý kinh doanh khách sạn và sẽ thật tuyệt khi có sự kết hợp với một phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất. 

Download phần mềm quản lý khách sạn miễn phí



TẢI NGAY ►►  http://tcsofthotel.com/dang-ky-dung-thu ►► TỐT NHẤT