Là chủ khách sạn nhà nghỉ bạn đang phân vân, bối rối trong việc đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn nào. Trong bài viết này sẽ đưa ra Top nào phần mềm quản lý khách sạn nhà nghỉ đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Đưa ra các ưu nhược điểm của từng phần mềm giúp bạn có cái nhìn tổng thể và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với khách sạn của mình.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TCSOFT HOTEL
Có thể nói năm 2020 là sự đột phá của TCSOFT. Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL đã được nâng cấp nhiều tính năng vô cùng thông minh. Đồng thời được tối ưu vừa cung cấp đầy đủ các tính năng mà chủ khách sạn cần đến vừa đơn giản hóa mang đến sự thuận tiện cho chủ và đội ngũ nhân viên của khách sạn nhà nghỉ. Nhắm vào phần khúc khách sạn nhỏ, nhà nghỉ hỗ trợ các công tác quản lý mà chi phí đầu tư phần mềm không quá lớn.
Hiện nay, TCSOFT đang nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý khách sạn, nhà nghỉ ngay trên “điện thoại thông minh”. Tính năng này sẽ ra mắt trong năm 2021, còn hiện này APP TCSOFT HOTEL trên Smartphone vẫn có thể giúp chủ khách sạn xem các báo cáo thông kê doanh thu chi phí.
TCSOFT HOTEL là sản phẩm của công ty cổ phần công nghệ TCSOFT. Phần mềm được thiết kế bám sát nghiệp vụ thực tiễn tại các nhà nghỉ, khách sạn, homestay nhỏ. Là giải pháp quản lý khách sạn tối ưu nhất, người dùng có thể quản trị khách sạn mọi lúc mọi, mọi nơi. Quản lý đặt phòng cho khách hàng dễ dàng, nhờ hệ thống sơ đồ phòng trực quan, giao diện thân thiết, cho phép bạn nhận biết tình trạng loại phòng trống/ đã có khách ở qua các màu sắc, icon rõ ràng.
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
- Quản lý phòng
- Quản lý thu chi
- Quản lý danh mục
- Quản lý kho khách sạn
- Báo cáo, thống kê…
Top 5 phần mềm đươc sử dụng nhiều nhất 2020
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
• TCSOFT HOTEL có nghiệp vụ phù hợp, thiết thực với mô hình kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, homesaty nhỏ.
• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng và ổn định.
• Linh hoạt thay đổi giá phòng: theo giờ, theo ngày, theo tháng, giá nghỉ lễ… set up giá theo giờ cao điểm trong tương lai.
• Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL có thể phân quyền chi tiết cho từng tài khoản, người sử dụng theo đúng chức năng và quyền hạn. Toàn bộ thông tin dữ liệu sẽ được đồng bộ, mã hóa để tăng tính bảo mật.
• Tích hợp các phân hệ kết nối khóa từ, quản lý nhà hàng, quản lý karaoke theo yêu cầu.
• Báo cáo đa dạng từ tổng hợp đến chi tiết (doanh thu tiền phòng, doanh thu dịch vụ…); hiệu suất phòng, báo cáo lợi nhuận sản phẩm, thống kê ca nhân viên, tồn kho nguyên liệu…
• Đặc biệt, người dùng sẽ được hỗ trợ 24/7 online miễn phí qua teamviewer, utraviewer
• Ứng dụng app mobile TCSOFT HOTEL, tương thích trên 02 hệ điều hành androi và ios, giúp các nhà quản lý yên tâm kiểm soát hoạt động khách sạn mọi lúc, mọi nơi.
• Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm 15 ngày với bản full các tính năng.
• Yêu cầu viết riêng các tính năng, đáp ứng tốt nhất nghiệp vụ thực tiễn tại khách sạn của bạn.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
Hiện tại phần mềm đang hoàn thiện tính năng booking trên các trang bán phòng online và bán giường để sớm hoàn thiện hơn nhu cầu của khách hàng.
► Chi phí của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
TCSOFT HOTEL có 02 gói dịch vụ, với mức giá và tính năng phù hợp cho đúng từng đối tượng sử dụng.
- Gói PROFESSIONAL
- Gói PREMIUM: dành cho các khách sạn mini, homestay
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN EZCLOUD HOTEL
EzCloudhotel là giải pháp quản lý khách sạn toàn diện cho quy mô từ nhỏ đến lớn. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp việc truy cập, làm việc và theo dõi quản lý khách sạn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
EzCloudhotel cho phép bạn quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn, kiểm soát người dùng dễ dàng và hiệu quả. Tích hợp công cụ tổng đài để giải quyết các phản hồi nhanh chóng.
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
- Quản lý khách sạn
- Ứng dụng di động
- Quản lý kênh bán phòng
- Quản lý đặt phòng
- Dọn phòng
- Email marketing
- Quản lý hàng tồn kho….
Top 5 phần mềm được sử dụng nhiều nhất năm 2020
Hiện tại, EZCLOUD cung cấp 2 góp sản phẩm chính và tích hợp các chức năng đáp ứng đúng nhu cầu của từng quy mô nhà nghỉ, khách sạn.
- EZCLOUDHOTEL: Phần mềm quản lý khách sạn 0 – 2 sao
- EZFOLIO: Phần mềm quản lý khách sạn 3 – 5 sao
- EZ CMS: Phần mềm quản lý kênh phân phối
- EZ BE: Công cụ đặt phòng trực tuyến
- ONELNVENTORY: Hệ thống bán phòng đại lý dành cho khách sạn
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
• Cho phép người dùng quản lý khách sạn toàn diện.
• Giao diện thiết kế thông minh, thân thiện, dễ sử dụng.
• Các tính năng thiết kế theo hàng dọc đơn giản, màu sắc hiện trạng phòng dễ nhìn.
• Điểm nhấn, đặc biệt của phần mềm là đã kết nối được các tính năng: khóa từ, kết nối OTA, booking, Traveloka, hệ thống bán phòng đại lý, chăm sóc khách hàng email marketing… Giúp chủ khách sạn tối ưu được chi phí đầu tư, tăng doanh thu và hiệu suất bán phòng. Quảng bá hình ảnh của khách sạn đến gần hơn với khách hàng.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
• Giao diện của phần mềm EZCLOUDHOTEL tuy đẹp mắt nhưng menu hiển thị khá nhiều mục. Vì vậy, người xem sẽ khó nhớ khi mới nhìn vào.
• Có quá nhiều trong phân hệ báo cáo. Nên có thể bỏ bớt hoặc ẩn đi, vì nhiều báo cáo không thực sự cần thiết.
► Chi phí của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
Hiện tại, EZCLOUDHOTEL triển khai khách sạn theo hình thức chọn mô hình kinh doanh (bán phòng, bán giường hoặc kết hợp bán phòng + bán giường), sau đó điền số lượng tương ứng. Để bạn có thể nắm được báo giá chuẩn nhất về khách sạn của mình.
Phần mềm này cũng bán theo hình thức tháng hoặc theo năm, không bán vĩnh viễn: bạn có thể chọn thời gian để xem được chính xác mức chi phí mình cần đầu tư là bao nhiêu (tiết kiệm được bao nhiêu %) với 4 gói phổ biến.
Ví dụ: bạn có khách sạn 20 phòng, mua 1 năm, mức giá tương ứng của từng gói dịch vụ như sau:
- BASIC: 2,808,000 VND/năm
- STANDARD: 7,173,900 VND/năm
- PREMIUM: 18,976,110 VND
- OPTIMUM: miễn phí trong vòng 12 tháng.
So với mức giá chung trên thị trường, tính năng tương tự trong phân khúc nhà nghỉ, EZCLOUDHOTEL đang có mức giá cao hơn TCSOFT HOTEL (6.000 VNĐ/phòng/tháng = 1.400.000 VNĐ/năm).
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SKYHOTEL
Nhắc đến các phần mềm quản lý khách sạn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, không thể không nhắc đến cái tên Skyhotel.
Skyhotel là sản phẩm của công ty SkyViet Company, ra mắt năm 2012. Đây là phần mềm quản lý khách sạn online chuyên nghiệp, giúp cho công việc quản lý khách sạn đơn giản, dễ dàng, phù hợp với các khách sạn từ 1 đến 5 sao, Resort, các khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, khách sạn nhỏ, nhà nghỉ ...
► Phần mềm cung cấp cho người dùng các tính năng chính trong quản lý khách sạn như:
- Quản lý sơ đồ khách sạn
- Quản lý khách sạn
- Quản lý loại phòng và giá
- Quản lý dịch vụ và kho
- Quản lý công nợ
- Quản lý doanh thu
- Báo cáo…
Top 5 phần mềm được sử dụng nhiều nhất năm 2020
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel:
• Phần mềm được thiết kế thanh menu ở bên trái giao diện khoa học, dễ nhìn, thuận tiện cho người sử dụng.
• Với Skyhotel, trong danh mục dịch vụ (giá bán) sẽ có nhiều mức giá bán khác nhau, giúp nhân viên bán hàng có thể linh động giá bán theo từng đối tượng khách hàng, loại phòng…
• Tính năng nhật ký sử dụng, ghi lại lịch sử mọi thao tác trên phần mềm, không chỉnh sửa được. Nên quản lý có thể yên tâm kiểm soát quá trình làm việc nhân viên, giảm bớt nỗi lo thất thoát, gian lận.
• Skyhotel cung cấp tính năng bàn giao ca nhân viên, chi tiết số tiền cho người ca cũ và ca mới, đều được quản lý kiểm soát chính xác.
• Đã có tính năng dọn phòng kết nối với điện thoại di động, giúp bộ phận dọn phòng nhận thông báo phòng bẩn ngay khi khách trả phòng.
• Trong đặt phòng khách đoàn, có thống kê số lượng phòng trống theo loại phòng và tự động sắp xếp thứ tự các phòng. Giúp nhân viên Lễ tân dễ dàng quan sát hiện trạng phòng, đặt phòng khách đoàn theo nhu cầu của khách.
• Đặc biệt, phần mềm có thanh chat online qua hệ thống, hướng dẫn sử dụng, với những gợi ý thao tác thực hiện giúp kết nối trực tiếp người dùng với nhà cung cấp. Bạn có thể yên tâm sử dụng, và nhận được giải đáp nhanh chóng nếu gặp bất cứ trực trặc gì trong quá trình sử dụng.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel:
• Phần mềm sử dụng nền tảng điện toán đám mây cần kết nối internet. Nếu mất mạng thì dữ liệu không cập nhật liên tục và thường xuyên được.
• Không hoạt động offline
• Skyhotel có giao diện màu sắc hơi khó nhìn.
• Skyhotel cho phép hai mã phòng trùng nhau (nên bạn sẽ cần cập nhật chính xác thông tin) để tránh trường hợp hệ thống không ghi nhận.
• Tính năng coppy giá phòng không thực sự cần thiết với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.
• 2 tính năng quản lý bán hàng và quản lý thu chi thông thường đều được tích hợp ở hầu hết các phần mềm, là tính năng chính, nên việc miễn phí là điều tất yếu.
► Chi phí phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel:
Với Skyhotel bạn có thể mua phần mềm theo các hình thức sau:
- Trả theo tháng (3,6 tháng) hoặc theo năm (1,2,5,10 năm); (gói từ 20 phòng – 121 phòng), giá từ 200 VNĐ/phòng/tháng đến 1460 VNĐ/phòng/tháng.
- Từ 1 năm trở lên khách hàng sẽ được giảm giá % theo số năm: từ 17% đến 50%
Giá cả phần mềm là phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu thị trường hiện nay.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SOPHIA PMS
Phần mềm là sản phẩm thuộc công ty Sophia Software Solutions, đã có hơn 20 năm trong lĩnh vực này. Hiện tại, phần mềm tập trung phát triển tại thị trường Đà Nẵng, dành cho khách sạn - resort phân khúc 1- 3 sao.
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
- FrontDesk - Lễ Tân
- Smart Booking – đặt phòng
- Quản Lý Dịch Vụ và Bill
- Quản lý buồng phòng – Housekeeping
- Quản Lý Tài Chính
- Report – báo cáo
- Digital Marketing – quản lý khách hàng
- Smart Phone - ứng dụng di động…
Top 5 phần mềm được sử dụng nhiều nhất năm 2020
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
• Nằm trong cùng phân khúc với SMILE, SOPHIA PMS phát triển dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ khách sạn quốc tế, công nghệ điện toán đám mây của Amazon AWS và Microsoft Azure. Phù hợp với các khách sạn lớn, có nhiều tính năng, nghiệp vụ.
• Hỗ trợ đồng thời hai 2 giao diện cả tiếng anh và tiếng việt
• Thích hợp với các khách sạn có mô hình quản lý chuỗi (khách sạn, nhà hàng, spa)
• Giao diện thông minh, thân thiện, dễ dàng đặt phòng.
• Kết nối đa thiết bị ngoại vi (khóa từ, máy đọc passport, tích hợp thẻ vip…) tiết kiệm chi phí, bổ sung và lưu trữ thông tin khách hàng tốt hơn.
• Hổ trợ Live Update, giúp phần mềm tự động cập nhật và xử lý lỗi, người sử dụng được hổ trợ xử lý lổi và tự động nâng cấp những chức năng tối ưu.
• Kết nối bán phòng online qua các trang: booking, agoda, goibibo…
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
Dù có giao diện chi tiết đầy đủ các tính năng, song SOPHIA PMS lại có nhiều thông tin chưa thực sự đáp ứng phù hợp với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.
► Chi phí của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
Hiện tại, SOPHIA PMS cho phép khách hàng có thể trả theo thuê bao hoặc mua vĩnh viễn.
Được chia làm 2 phiên bản:
- Phiên bản Enterprise - dành cho các khách sạn từ 2 – 4 sao, resort, villa & B&B: Gói thuê bao (200.000 VNĐ/phòng/năm, đã tích hợp tính năng khóa từ, chăm sóc khách hàng) và gói vĩnh viễn (600.000 VNĐ/phòng)
- Phiên bản Standrad - dành cho các khách sạn 1 sao – hostel, homestay: giá thuê bao trung bình từ 1.500.000 VNĐ/năm – 2.000.000 VNĐ/năm và gói vĩnh viễn từ 4.500.000 – 7.500.000 NVĐ/năm.
Bạn có thể dùng thử demo là 4 tuần trước khi đưa ra quyết định mua sản phẩm.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SMILE
Trong top 5 này, chúng tôi muốn nhắc đến Smile, một phần mềm quản lý dành cho khách sạn quy mô lớn 3 – 5 sao (hơn 30 phòng), nhưng vẫn được nhiều khách sạn vừa và nhỏ tìm kiếm. Bạn hãy cân nhắc xem các tính năng của Smile có phù hợp với phân khúc của mình không nhé.
Là phẩm thuộc công ty Minh Anh, giải pháp tổng thể cho các khách sạn quy mô lớn 3 – 5 sao (hơn 30 phòng), tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý cho một khách sạn như lễ tân, đặt phòng, tiếp thị, nhà hàng, điện thoại, kế toán, công nợ, kho, tài sản cố định…
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
- Smile FO (Quản lý lễ tân, đặt phòng, sales),
- Smile Booking (Quản lý đặt phòng trực tuyến),
- Smile POS (Quản lý nhà hàng, spa, hồ bơi…),
- Smile HR (Quản lý nhân sự, phân ca, chấm công, tính lương…),
- Smile Energy (Liên kết hệ thống quản lý điện từng phòng, quản lý tiêu dùng và tiết kiệm điện),
- Smile BO: (Quản lý tài chính, kế toán).
Top 5 phần mềm được sử dụng nhiều nhất năm 2020
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
• Phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng, đầy đủ các tính năng, thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết về tình trạng phòng sạch/bẩn, có khách/trống, số lượng khách trong phòng…
• Có đồng thời hai hệ ngôn ngữ tiếng anh và tiếng việt trong hệ thống quản lý.
• SMILE phân quyền chặt chẽ theo từng bộ phận quản lý công việc, các phân hệ hỗ trợ có nghiệp vụ phức tạp, chức năng liên kết với nhau.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
• Như đã nói ở trên, phần mềm chỉ phù hợp với các khách sạn lớn, có nghiệp vụ phức tạp, nên không phải ai cũng có thể sử dụng. Nếu không giỏi công nghệ, bạn sẽ không thể quản lý được khách sạn của mình, loay hoay với các tính năng quá thông minh của SMILE.
• SMILE không phù hợp với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ giao diện hai hệ ngôn ngữ như vậy thực sự không cần thiết, rất dễ gây nhầm lẫn cho việc quản lý.
• SMILE sẽ không có tính năng quản lý khách sạn theo giờ (nghỉ giờ). Bởi khách sạn từ 3 – 5 sao, khách du lịch sẽ là thường nghỉ ít nhất là 2 ngày. Trong khi, với khách sạn mini doanh thu sẽ chủ yếu đến từ việc khách nghỉ giờ.
► Chi phí của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
Được thiết kế với dành cho các khách sạn 3-5 sao, nên giá của phần mềm trung bình từ vài trăm triệu/phần mềm.
Trên đây là 5 phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn được tin tưởng sử dụng nhiều nhất hiện nay, phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh khách sạn từ nhỏ đến lớn. Nhìn chung, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Và luôn đang trong quá trình hoàn thiện để đáp ứng tốt nhất yêu cầu từ phía khác hàng.
Mong rằng, qua bài viết chủ kinh doanh/quản lý khách sạn sẽ có thêm thông tin hữu ích, lựa chọn được phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhất với nhu cầu, mục tiêu và định hướng của mình.
