Khi lựa chọn một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn mới, quy trình này cần được xem xét một cách kiên nhẫn và cẩn thận. Có rất nhiều điều ảnh hưởng đến quyết định này: Phần mềm sẽ là một nguồn lực mạnh mẽ của bạn đóng một vai trò then chốt trong hoạt động thành công. Dưới đây là một số bước quan trọng khi đánh giá các giải pháp phần mềm.
- Ưu tiên chức năng. Trước khi bắt đầu nghiên cứu nhà cung cấp, hãy dành thời gian để ưu tiên chức năng bạn đang tìm kiếm. Tùy thuộc vào loại thuộc tính của bạn, bạn sẽ yêu cầu chức năng khác nhau. Ví dụ, các dịch vụ cho thuê nhà nghỉ cần tự động hóa nhiều hơn vì chúng thường hoạt động mà không có nhân viên lễ tân. Để bắt đầu, hãy liệt kê ba ưu tiên hàng đầu của bạn theo mức độ quan trọng. Rất có thể, bạn sẽ không tìm được nhà cung cấp đáp ứng 100% nhu cầu phần mềm quản lý khách sạn của mình, nhưng nếu bạn bắt đầu bằng cách xác định các tính năng bắt buộc phải có, bạn sẽ có thể đánh giá các lựa chọn của mình bằng con mắt tinh tế hơn.
- Lập một danh sách chính. Bắt đầu nghiên cứu. Hãy tìm từ khóa của bạn, chẳng hạn như “phần mềm quản lý khách sạn” vào công cụ tìm kiếm để xem điều gì xuất hiện trong cả quảng cáo trả phí và kết quả không phải trả tiền. Bạn cũng có thể xem lại các trang web hội nghị công nghệ khách sạn để xem công ty nào đang trưng bày tại các triển lãm thương mại. Tận dụng các đánh giá khách quan trên các trang web có uy tín, như tapchidulich, trang tin công nghệ, để tìm hiểu trực tiếp những công cụ nào được khuyên dùng – và bởi ai.
- Tham khảo bạn bè: Sau khi có danh sách các tùy chọn phần mềm, bạn có thể bắt đầu hỏi xung quanh các mối quan hệ khách sạn của mình để nghe trải nghiệm trực tiếp từ đồng nghiệp và người quen về các nhà cung cấp và công cụ công nghệ trong danh sách của bạn. Bạn có thể khám phá các mẫu có thể giúp bạn đưa ra quyết định: một nhà cung cấp có nhiều phản hồi tích cực có thể được thăng hạng trong danh sách, trong khi một nhà cung cấp có nhiều phản hồi tiêu cực hơn có thể cần phải bị gạch bỏ.
- Thiết lập các bản demo. Khi bạn đã thu hẹp danh sách yêu thích của mình, hãy xem trực tiếp phần mềm bằng cách thiết lập các bản demo. Hãy siêng năng lựa chọn 3-5 tùy chọn hàng đầu của bạn để khám phá thêm. Bạn luôn có thể mở rộng tìm kiếm của mình một lần nữa nếu bản demo khiến bạn thất vọng.
Quy trình đánh giá phần mềm quản lý khách sạn trước khi ký hợp đồng
Quy trình đánh giá phần mềm quản lý khách sạn
Đối với một số người, Bước 4 là phần khó chịu nhất của quy trình. Tuy nhiên, việc vội vã vượt qua giai đoạn demo phần mềm có thể dẫn đến những giả định sai lầm và những kỳ vọng không thực tế. Hãy dành thời gian của bạn trong giai đoạn này và thực sự tìm hiểu về các công ty phần mềm đang được xem xét. Đây là một mối quan hệ lâu dài và không cần phải vội vã lao vào thứ gì đó có thể không phù hợp nhất với khách sạn của bạn.
Để hướng dẫn bạn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, chúng tôi đã đề xuất một số câu hỏi để hỏi từng nhà cung cấp trong quá trình demo.
- Có thường xuyên tung ra các bản cập nhật sản phẩm không?
- Phần mềm có thể tùy chỉnh như thế nào? Có tích hợp với các công cụ phần mềm khác mà tôi sử dụng không?
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục gì?
- Làm thế nào để phần mềm đảm bảo an toàn dữ liệu?
- Nhà cung cấp có nghiên cứu trường hợp và tài liệu tham khảo?
- Những công cụ khác nhau được bao gồm?
- Triết lý dịch vụ khách hàng của bạn là gì?
- Thời gian tham gia trung bình là bao lâu?
- Điều gì xảy ra nếu tôi không hài lòng trong 15 ngày đầu tiên?
Quy trình đánh giá phần mềm quản lý khách sạn trước khi ký hợp đồng
